Konferencijų ir įmonės renginių nuotraukų rinkimas: praktinis gidas organizatoriams

Oficialus fotografas fiksuoja sceną. Jūsų dalyviai fiksuoja visa kita — pokalbius koridoriuje, stendų demonstracijas, komandos vakarienę. Štai kaip surinkti tas nuotraukas vienoje vietoje ir jomis iš tikrųjų pasinaudoti.

Įmonės renginio nuotraukų rinkimas dažniausiai reiškia vieną iš dviejų: fotografo aplanką, kuris atkeliauja po dviejų savaičių, arba prašymą paskutinėje skaidrėje „pažymėkite mus LinkedIn“. Nė vienas nesuteikia to autentiško, dalyvio akimis matyto turinio, kuris geriausiai veikia apžvalgose, rėmėjų ataskaitose ir kitų metų reklamoje.

QR kodas, įkeliantis nuotraukas į bendrą renginio galeriją, tai išsprendžia beveik be jūsų komandos pastangų ir veikia tiek 40 žmonių išvažiuojamajame renginyje, tiek 2 000 dalyvių konferencijoje.

Ką iš tikrųjų gaunate iš dalyvių nuotraukų

• Apžvalgos turinį. Tikros dalyvių nuotraukos atrodo autentiškiau nei surežisuoti scenos kadrai el. laiškuose ir socialiniuose tinkluose po renginio.
• Vertę rėmėjams. Rėmėjams patinka matyti savo stendą ir prekės ženklą dalyvių nuotraukose. Įtraukite jas į rėmėjų ataskaitą.
• Vidinę komunikaciją. Komandos dienoms ir išvažiuojamiesiems renginiams galerija tampa bendra renginio atmintimi įmonės intranete.
• Kitų metų rinkodarą. Šimtai autentiškų nuotraukų, iš kurių rinktis reklamuojant kitą renginį.

Kodėl ne tiesiog grotažymė?

Grotažymės surenka tik tai, ką žmonės nusprendžia paskelbti viešai — mažą dalį to, ką jie nufotografuoja. Jos taip pat nesuteikia teisių, originalų ir galimybės atsisiųsti viską iš karto. Privati galerija surenka likusius 90 % ir suteikia pilnos raiškos failus, kuriuos galite naudoti.

Kaip tai organizuoti konferencijoje

Prieš renginį

1. Sukurkite renginio galeriją ir pritaikykite nusileidimo puslapį su konferencijos pavadinimu, data ir pagrindiniu vizualu. Pažiūrėkite, kaip tai atrodo konferencijų puslapyje.
2. Sugeneruokite QR kodą ir įdėkite jį į dalyvio kortelės įdėklą, programos lentą ir skaidrių šabloną, kurį pranešėjai naudoja tarp sesijų.
3. Parašykite vieną sakinį vedėjui: „Nuskenuokite kodą ant savo kortelės ir pasidalinkite nuotraukomis su visais.“

Renginio metu

• Rodykite gyvą galeriją ekrane tinklaveikos zonoje. Matyti nuotraukas atsirandant realiu laiku — didžiausias įkėlimų variklis.
• Priminkite po pagrindinio pranešimo ir prieš vakarinį renginį — tai nuotraukų piko momentai.
• Paprašykite stendų darbuotojų įkelti savo stendų nuotraukas. Rėmėjai jums padėkos.

Po renginio

• Atsisiųskite visą archyvą ZIP failu rinkodaros komandai.
• Išrinkite 10–15 nuotraukų apžvalgos laiškui ir pridėkite nuorodą į galeriją likusioms.
• Palikite galeriją atvirą porą savaičių — daug žmonių įkelia traukinyje namo.

Komandos dienos ir išvažiuojamieji renginiai

Mažesni vidiniai renginiai turi savo dinamiką: žmonės labiau atsipalaidavę, daugiau fotografuoja ir noriau dalijasi. Įdėkite QR kodą į atspausdintą darbotvarkę ir kalendoriaus kvietimą. Paprašykite įkeliant nurodyti vardą, kad galerija kartu būtų ir dalyvių sąrašas.

Privatumas ir sutikimas

Įmonės renginiuose paminėkite nuotraukų rinkimą registracijos sąlygose ir padėkite trumpą pranešimą prie QR kodo. Naudokite platformą su neatspėjamomis, neindeksuojamomis nuorodomis, kad galerija būtų pasiekiama tik turintiems kodą. Svarbu ir galimybė paprašius ištrinti atskiras nuotraukas — patikrinkite, ar pasirinktas įrankis tai leidžia.

Dažniausiai užduodami klausimai